Inbox Zero czy warto stosować ten system?

Posted On 24 kwietnia, 2020

Tym razem chciałabym się z Wami podzielić „systemem” z jakiego korzystam i dlaczego moim zdaniem warto stosować Inbox Zero.

Zarządzenie skrzynką mailową, zawodową czy/i  prywatną może być dla nas koszmarnym zajęciem. Po otwarciu skrzynki atakuje nas natłok wiadomości, które często powodują stres oraz chaos. Przez tą ilość maili zdarza się przegapić ważną wiadomość, albo nie można znaleźć czegoś bardzo ważnego.  Zdarza się, że po zamknięciu skrzynki odczuwa się lekki niepokój czy jednak wszystkie maile zostały odpowiednio obsłużone ( przeczytane, odpisane, przekazane dalej). 

A może coś Ci umknęło?

A możliwe, że już próbowałeś stosować: flagi, oznaczenia i foldery.  Problem wielu ludzi jest taki, że przy dużej ilości maili, rozbudowane systemy przestają być pomocne, a przecież powinny zapewnić one największy porządek w mailach oraz spokój.

Moim zdaniem, aby rozwiązać swoje problemy, warto jest wdrożyć prostą technikę – Inbox Zero. 

Inbox Zero

Najprościej mówiąc, Inbox zero to powrót do korzeni. To tak naprawdę nawyk szybkiej kategoryzacji, jego tworzenie zajmuje chwilę, a raz wypracowany nawyk zostanie z Tobą do końca. 

Patrząc na maile w skrzynce najczęściej zadajemy sobie 2 pytania:

• czy dana wiadomość się kiedykolwiek przyda?
• czy muszę coś z tym zrobić?

Jeśli wiesz, że nada wiadomość nigdy Ci się nie przyda – po prostu ją kasujesz.
Jeśli nic nie musisz robić z mailem, to przenosisz go ze swojej skrzynki odbiorczej w inne miejsce. 

Dzięki takim działaniom po otwarciu skrzynki mailowej widzisz tylko nowe, nieprzeczytane wiadomości, oraz takie które wymagają Twoje reakcji. Dzięki temu skrzynka staje się listą zadań do zrobienia. 

Działanie w praktyce.

Inbox Zero da się zastosować w każdym praktycznie programie pocztowym. 

Najprostszą rzeczą jaką musicie zrobić to założenie specjalnego folderu, którego nazwiecie – Gotowe, zrobione lub coś o podobnym brzmieniu. W nazwie folderu możenie umieścić znak specjalny np @ aby folder wyświetlał się na szycie folderów. Warto to stosować kiedy folderów jest naprawdę dużo.

Kolejnym krokiem jest przeniesienie wszystkich wiadomości, które nie wymagają działania ze skrzynki odbiorczej do nowego folderu. Dzięki temu w skrzynce odbiorczej zostaną maile, które wymagają od nas akcji – odpisania, przekierowania dalej. 

Plusy Inbox Zero

• łatwiej ustalić priorytety – łatwo jednym spojrzeniem możemy zobaczyć ile maili czeka na naszą reakcję i  łatwiej można ustalić priorytety;
• spokój – ludzie czują mniejszy niepokój spowodowany ogromną ilością maili w skrzynce odbiorczej;
• system jest łatwy i prosty – system polega na przenoszeniu wiadomości, które nie wymagają akcji, prosty nawyk, który łatwo można odtworzyć;
• natychmiastowe rezultaty – nie jest to system, który zaczniesz dzisiaj a na efekty musisz czekać miesiąc, efekty masz od razu po przeniesieniu maili;
• system sprawdza się przy dostępie do skrzynki z tabletu, telefonu i komputera – jeżeli zastosujesz ten system przeglądając maile na komputerze, wówczas po otwarciu maila w telefonie zobaczysz jedynie najważniejsze wiadomości lub najnowsze.

Minusy Inbox Zero

Jak wszystko na świecie, także inbox zero ma plusy i minusy. Nie wszystkim ten system odpowiada. Niektórzy go nie lubią, inni twierdzą, że im on nie odpowiada. Każdy z nas jest inny, na pewno warto wypróbować, a nie wypowiadać się przed przetestowaniem na sobie systemu 😉

W każdym systemie zarządzania pocztą najważniejsze jest aby on dział i dawał maksymalny efekty przy minimalnym nakładzie pracy. Jeżeli ktoś ma swój system, który u niego się sprawdza, wdrożył go do swoich stałych nawyków – system Inbox zero może być wówczas krokiem w tył. 

Jaka pojawia się krytyka Inbox Zero:

• mam swój system, który działa. Po co mi coś innego? – jeżeli taka osoba, po powrocie z urlopu lub gdy zostanie dosłownie zasypana ilością maili – dalej korzysta z systemu i jest efektywna – oznacza, że system działa . Efektywność systemu możemy ocenić nie wtedy kiedy wszystko jest pod kontrolą i mamy 2 maile dziennie. Ale w najbardziej kryzysowych sytuacjach;
• wolę flagi i gwiazdki niż takie przenoszenie maili – są ludzie, którzy gdy widzą wśród setek maili kilka tych z flagami czy gwiazdkami czują spokój. Nie ma potrzeby, aby stosowali Inbox zero na silę;
• przecież przenoszenie wiadomości zajmuje czas – no fakt przeniesienie wiadomości do innego folderu to 2-3 sekundy, podobnie jakbyśmy wciskali guzik „archiwizuj”. Ok kosztuje przy dużej ilości dziennych maili parę minut. Jednak wydaje mi się, że jest najtańszą czasowo metodą do stałego utrzymania porządku;
• chwilę stosowałem, ale nie przyjęła się – to jest jak z każdym nawykiem, musimy poświecić parę tygodni, aby coś w naszym życiu zostało na stałe. Małe kroki, ale regularne. Lepiej jest codziennie przez miesiąc przez 5 minut czyścić skrzynkę, niż raz na miesiąc spędzić na tym 2 godziny. 

Podsumowując

Inbox Zero to prosta metoda organizacji skrzynki mailowej. Ja ją bardzo lubię i u mnie się sprawdza. Efekty widać od razu, nie trzeba stosować specjalnego oprogramowania. 

Wprowadzenie tego systemu jako nawyk będzie wymagało trochę czasu i energii. Jest to inwestycja paru minut dziennie, która moim zdaniem zwraca się 🙂